Records Management

Actualizată pentru 2023, aplicația de gestionare a înregistrărilor Departamentului Marinei (DON) este versiunea mobilă a cursului de formare obligatoriu DON Records Management. Această instruire anuală, bazată pe aplicații, oferă personalului orientări privind managementul înregistrărilor și cele mai bune practici în conformitate cu reglementările federale. Ajută utilizatorii să înțeleagă metodele generale de păstrare a înregistrărilor, ciclul de viață al înregistrărilor, dispozițiile, înregistrările esențiale, înregistrările electronice, înregistrările liderilor seniori și informațiile conexe. În special, aplicația va ajuta utilizatorii să-și înțeleagă îndatoririle cu privire la înregistrările pe care sunt responsabili pentru menținerea. Unele dintre aceste responsabilități includ:

- Asigurarea că cunoașteți politicile și procedurile de gestionare a evidențelor agenției dvs

- Revizuirea planului de dosar al biroului dvs. și determinarea materialelor de care sunteți responsabil pentru întreținere

- Urmând îndrumările privind păstrarea și eliminarea specificate în programul de înregistrări

- Informarea managerului de evidențe cu privire la orice discrepanțe sau actualizări necesare ale planului de fișiere

- Înțelegerea faptului că poți fi tras la răspundere dacă o înregistrare nu este gestionată corespunzător.

Verificarea finalizării cursului:

- Finalizările de sfârșit de curs pot fi trimise prin e-mail către Sistemul de planificare și management al antrenamentului naval (NTMPS) pentru a fi afișate în jacheta electronică de antrenament (ETJ).

- Utilizatorii ar trebui să păstreze e-mailurile cu certificatul de finalizare a cursului până când se poate verifica postarea cu succes în ETJ sau Sistemul de planificare a managementului instruirii flotei (FLTMPS).

- Dacă finalizarea nu apare în ETJ sau FLTMPS după 72 de ore, utilizatorii pot dori să trimită o copie a e-mailului supervizorului lor sau coordonatorului FLTMPS/POC de formare ca verificare a finalizării. Dacă este necesar, coordonatorul FLTMPS poate înregistra finalizarea cursului manual folosind Formularul de finalizare a evenimentului de învățare FLTMPS.